樣本規(guī)范寄送及接收管理辦法

目的

為保證樣本接收及時性和準(zhǔn)確性，有效提升樣本流轉(zhuǎn)效率，縮短 各產(chǎn)品項目接收提取周期，現(xiàn)制定樣本規(guī)范送樣及接收流程。

適用范圍

北京百邁客生物科技有限公司

?職責(zé)

樣本入庫員：負(fù)責(zé)實物樣本的收錄工作。確保實物樣本到達(dá)實驗 室后，云平臺信息單與實物樣本一致時，當(dāng)天完成樣本錄入。

銷售經(jīng)理：負(fù)責(zé)指導(dǎo)及協(xié)助客戶完成信息單填錄工作，確保樣本 信息單錄入的及時性和準(zhǔn)確性；

聲明

對于危害程度為第一、二類的高致病性樣本，只接收提取后的核 酸樣本，不接收組織、血液、菌體等樣本。對于危害程度為三、四類 的致病性或傳染性的樣本（組織、血液、菌體等），必須先通過銷售 或技術(shù)支持與實驗技術(shù)主管溝通，確認(rèn)無高致病和傳染性且能進(jìn)行后續(xù)實驗后再安排樣本寄送。危害程度的判定標(biāo)準(zhǔn)具體參見《人間傳染 的病原微生物名錄》。

提取風(fēng)險提示和注意事項

核酸提取質(zhì)量與物種及組織部位、采集方法及保存狀態(tài)、提取方 法及操作、實驗器材及環(huán)境等因素息息相關(guān)，故百邁客無法完全保證 提取質(zhì)量，望各位客戶知悉理解，并做好組織備份。為保障獲得相對 較高質(zhì)量的核酸，請客戶務(wù)必按照以下指導(dǎo)原則準(zhǔn)備樣本，更多細(xì)節(jié) 請參照百邁客《樣本制備指南及送樣建議》。對于難以獲得的珍貴樣 本、微量樣本，建議客戶自行提取。

1. 組織速凍時間

為保證核酸提取質(zhì)量，目的組織離體后，需立即 清理速凍，建議 5min 內(nèi)完成，越快越好。

2. 組織送樣量

建議送樣量適用于 95%的物種組織，少部分組織因 胞內(nèi)核酸量較低，需適當(dāng)增加送樣量，比如動物皮膚，植物果實、 根等。請嚴(yán)格按照《樣本制備指南及送樣建議》要求送樣，送樣 量過少或過多均不利于核酸提取實驗。隨著技術(shù)發(fā)展，當(dāng)前大部 分產(chǎn)品建庫起始量較低，不需要太多組織，采樣量過多反而會造 成速凍不徹底、提取取樣困難、凍融降解等風(fēng)險。

3. 組織保存管選擇

所有組織樣本務(wù)必使用下圖/表的離心管或螺紋 管保存，嚴(yán)禁直接裝入密封袋或錫箔紙保存。（兩種材料均低溫凍 脆易破裂，可能導(dǎo)致樣本泄露交叉污染或名稱無法分辨）

4. 組織樣本保存方法

首選液氮速凍；沒有液氮條件的，可直接放 入-80℃冰箱凍存；環(huán)境條件限制的，可使用商業(yè)核酸保護(hù)液保存 （這類試劑對動物組織可起到一定的效果，植物、菌類、細(xì)胞， 微量樣本不建議使用），并嚴(yán)格按相應(yīng)試劑說明操作。

5. 凍融組織

組織凍存后，一旦凍融，RNA 降解概率大于 80%，核酸 質(zhì)量較差，此類組織不建議送樣。請客戶送樣前注意組織保存狀 態(tài)，確保組織未發(fā)生過凍融情況。

6. 組織分離要求

客戶需自行分離好絕對目的部位組織（如目的部 位為葉片，就不能含有莖），提取實驗時無法精確取樣，無法稱重。 組織量超標(biāo)準(zhǔn)太多的項目樣本將不能全部取樣，只隨機(jī)選取適量組織提取，如有這類特殊實驗設(shè)計要求，請客戶提取核酸后送樣。

7. 干冰樣本寄送樣本注意事項

(1)需要使用自封袋收集所有樣本管，如果樣本管數(shù)量超過 20 管， 建議使用凍存盒集中存放，并按照信息單順序擺放，將樣本集 中存放在干冰中層。外包裝推薦使用厚壁且質(zhì)地緊密的泡沫箱。

(2)根據(jù)路程酌情添加干冰，推薦計算公式為：干冰重量=路途天 數(shù)*5 ㎏，在選擇快遞公司時，務(wù)必確認(rèn)預(yù)計送達(dá)的時間。

樣本寄送接收管理辦法

1. 【未立項，無樣本信息單】客戶確認(rèn)合同已立項，經(jīng)云平臺上傳 信息單后，方可寄送樣本，隨樣本附帶紙質(zhì)版樣本信息單，此環(huán)節(jié)由 銷售經(jīng)理配合客戶完成。如未立項或無樣本信息單，樣本組接收樣本 置于待確認(rèn)區(qū)，由樣本組長每日 17：30 通過群組郵件集中反饋至銷 售經(jīng)理，待項目信息單完成上傳后，樣本入庫員執(zhí)行樣本接收錄入流 程；超 3 個自然日未提供樣本信息單，由樣本組長將項目信息發(fā)送銷 售管理部，銷售內(nèi)部進(jìn)行公示，對應(yīng)大區(qū)經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督完成；超 7 個 自然日未提供樣本信息單，會根據(jù)《生產(chǎn)事故管理辦法》上報記錄銷 售事故。

2. 【信息單準(zhǔn)確性】信息單中每項內(nèi)容的填寫均需要做到準(zhǔn)確無誤， 避免樣本處理時間過長導(dǎo)致樣本損壞。為保證樣本入庫環(huán)節(jié)工作 效率，樣本組統(tǒng)計每月到樣批次信息單準(zhǔn)確率，于次月 5 日前郵 件至銷售全員進(jìn)行公示。

3. 【規(guī)范送樣】項目樣本需要規(guī)范制備送樣，可有效減少前處理導(dǎo)致樣本降解的風(fēng)險。如未按照建議方式規(guī)范送樣，樣本入庫員登 記為不規(guī)范樣本并置于暫存庫位，由樣本處理專員進(jìn)行樣本前處 理后方可入庫，樣本錄入提取周期較標(biāo)準(zhǔn)增加 3 個自然日。處理 后如有多余組織樣本由樣本組郵件通知銷售經(jīng)理和客服經(jīng)理，3 個自然日內(nèi)完成樣本銷毀或按次收費返還客戶。